Rédiger un cahier des charges utile, en quatre pages

Un cahier des charges sert à deux choses : obtenir des devis comparables, et vérifier à la fin qu'on a construit ce qui était prévu. Il ne sert pas à décrire le produit dans ses moindres détails — c'est le travail de conception, et il se fait avec le prestataire, pas avant.

D'où un principe qui surprend : un document de quatre pages précises vaut mieux que quarante pages exhaustives.

Décrire des problèmes, pas des écrans

L'erreur la plus fréquente consiste à écrire la solution qu'on a en tête : « il faut un bouton qui exporte en Excel ».

Écrivez plutôt ce qui se passe aujourd'hui : « chaque lundi, un responsable passe deux heures à reconstituer l'état des commandes pour la réunion, en recopiant trois fichiers ».

La seconde formulation permet à un prestataire de proposer mieux que ce que vous imaginiez. La première le réduit à un exécutant, et vous prive de ce pour quoi vous le payez.

Ce que le document doit contenir

Le contexte en dix lignes. Ce que fait l'entreprise, combien de personnes utiliseront l'outil, avec quoi elles travaillent aujourd'hui.

Les trois à cinq problèmes à résoudre, classés par importance, chacun décrit par une situation concrète et non par une fonctionnalité.

Ce qui existe déjà. Les outils en place, ceux qu'il faut garder, ceux qu'on veut remplacer, et la nature des données à reprendre. C'est le paragraphe le plus utile pour chiffrer, et celui qu'on oublie systématiquement.

Les contraintes réelles. Une échéance imposée par autre chose que l'envie, une obligation réglementaire, une compatibilité obligatoire. Pas les préférences.

Ce qui sera considéré comme réussi. Une phrase mesurable : « la réunion du lundi se prépare en dix minutes ». Sans cela, personne ne saura dire si le projet a réussi.

Ce qu'il ne faut pas y mettre

La technologie, sauf contrainte véritable. Imposer un choix technique sans raison écarte des propositions meilleures et vous rend responsable d'une décision que vous n'êtes pas en position de prendre.

Le détail des écrans. Vous découvrirez à l'usage que la moitié de ce que vous aviez imaginé ne sert pas.

Les fonctionnalités « tant qu'on y est ». Chacune allonge le devis et retarde la mise en service. Si ce n'est pas dans les trois problèmes principaux, ça attend.

Le paragraphe qui change les devis

Ajoutez une section intitulée « ce qui n'est pas demandé ».

Application mobile, multilingue, gestion fine des droits, connexion à tel système : dire explicitement ce qui est hors périmètre évite que chaque prestataire le provisionne à sa façon. C'est le paragraphe qui rend les devis comparables, et il prend cinq minutes à écrire.

Comment l'utiliser pour choisir

Envoyez le même document à trois prestataires et regardez ce qu'ils en font.

Celui qui renvoie un devis sans poser de questions n'a pas compris votre métier. Celui qui revient avec cinq questions précises, et propose parfois de découper autrement, a lu. Le second coûtera peut-être plus cher au devis et beaucoup moins cher à l'arrivée.

Notre page Outils digitaux sur-mesure décrit la façon dont on cadre ces projets.